Учёт оплат для репетитора

Цена живёт в карточке ученика: блок «Стоимость» открывает форму из двух полей — тип оплаты и сумма в рублях.

Отсюда же следует, что на одном курсе у разных учеников могут быть разные цены: групповой прайс навязывать никто не будет. Если ученик занимается по нескольким предметам, переключите значок курса в шапке карточки — стоимость показывается для выбранного.

Пока цена не задана, в карточке написано «Не указана», и такие занятия в доход не идут. Это удобно, если вы завели ученика заранее, а об оплате ещё не договорились.

Тип оплаты решает, как сумма превращается в деньги за конкретный урок. Длительность берётся из самого занятия — из времени начала и конца в расписании.

• За занятие — фиксированная цена урока, длительность не важна. Ставка 1500 ₽ даёт 1500 ₽ и за час, и за полтора.
• За час — сумма умножается на фактическую длительность. 1500 ₽ за занятие в 90 минут — это 2250 ₽.
• За академический час — то же самое, но час считается за 45 минут. 1000 ₽ за урок в 90 минут — 2000 ₽.
• За 30 минут — удобно, когда занятия идут по полчаса и по часу вперемешку: 800 ₽ за полчаса превращаются в 1600 ₽ за часовой урок.

Суммы округляются до целых рублей — копейки в расчётах не появляются.

Правило простое: считаются занятия, которые уже прошли.

• Прошедшие занятия — идут в сумму по ставке ученика.
• Будущие занятия — не идут: выручка показывает заработанное, а не запланированное.
• Отменённые — не идут, даже если стояли в расписании.
• Занятия без заданной ставки — считаются нулём, пока цена не проставлена.

Повторяющиеся занятия учитываются как обычные: серия «каждый вторник» — это столько уроков, сколько их фактически прошло, и каждый посчитан отдельно.

Перенос занятия на другую дату переносит вместе с ним и деньги: сумма попадёт в тот месяц, в котором урок реально состоялся. Подробнее про переносы — в разделе про расписание.

История ставок хранится целиком: каждая новая цена — это отдельная запись со своей датой, а не перезапись старой. Поэтому отчёт за прошлый месяц не «поедет» после того, как вы договорились с учеником о новой сумме.

Одно исключение стоит знать: самая первая ставка распространяется и на занятия, которые прошли до того, как вы её завели. Иначе уроки, проведённые до знакомства с сервисом, считались бы бесплатными и сумма «за всё время» схлопывалась бы до текущего месяца.

Выручка показана в карточке каждого курса, в блоке «Выручка». Там три числа:

• За всё время — крупной цифрой, весь заработок по предмету.
• За текущий месяц — сколько набежало с первого числа.
• Сравнение с прошлым месяцем — значок роста или падения и процент рядом.

Разбивка идёт по курсам, а не общей кучей: сразу видно, какой предмет кормит, а какой отнимает вечера без отдачи. Это, пожалуй, главная причина заводить курсы отдельно, а не сваливать всех учеников в один.

Расписание выгружается в Excel — с датами, учениками, курсами и стоимостью занятий. Файл открывается в Excel, «Google Таблицах» и «Р7-Офис», так что дальше с ним можно делать что угодно: сводить с поступлениями на карту, считать налог, отдавать бухгалтеру.

Кнопка выгрузки живёт в шапке расписания и входит в подписку. Подробнее — в разделе про расписание.

EdPlan считает, сколько вы заработали, но не принимает платежи за вас и не выставляет счета ученикам. Деньги приходят вам так же, как приходили: переводом, наличными, как договорились.

Это учёт, а не касса. Отметок «оплачено / не оплачено» по конкретному уроку тоже нет: сумма считается от факта проведения занятия.